KIF i KUF za PDV obveznike: e‑evidencije u CSV formatu

Šta su KIF i KUF

Svaki PDV obveznik mora voditi knjige s dovoljno podataka da se PDV može obračunati za svaki period i provjeriti (čl. 56. Zakona o PDV-u). Pravilnik o primjeni Zakona o PDV-u nudi dva načina: posebne evidencije, odnosno knjigu izlaznih faktura (KIF) i knjigu ulaznih faktura (KUF), ili posebne račune u knjigovodstvu za izlazni PDV, ulazni PDV, uplate, uvoz i izvoz (čl. 121 st. 2). U praksi skoro svi vode KIF i KUF, jer iz njih nastaju PDV prijava i e-evidencije.

Knjige se zaključuju za svaku poslovnu godinu i kod prestanka poslovanja, a iznosi za svaki obračunski period se sabiraju i koriste za PDV prijavu (čl. 124).

Kolone KIF-a

Po članu 122. Pravilnika, u KIF se upisuju redni broj, broj i datum fakture, naziv kupca ako je porezni obveznik, identifikacioni broj kupca (ne upisuje se za inostrane kupce i krajnje potrošače), iznos fakture, iznos interne fakture u vanposlovne svrhe, iznos izvoza na osnovu izvoznih carinskih isprava, iznos ostalih oslobođenih isporuka, osnovica za PDV kupcima koji su porezni obveznici i obračunati PDV na sve isporuke.

U KIF ide i dnevni gotovinski promet (može zbirno za cijeli period, uz brojeve računa od–do), isporuke bez naknade, ispravke faktura i avansi. Kad se izda konačna faktura za isporuku za koju je primljen avans, avansna faktura se u KIF-u stornira (čl. 122 st. 3).

Kolone KUF-a

Po članu 123, u KUF se upisuju redni broj, broj i datum fakture, naziv i sjedište dobavljača, njegov identifikacioni broj ili JMBG, iznos bez PDV-a, iznos s PDV-om, paušalna naknada (za otkup od poljoprivrednika), ukupni ulazni PDV i podjela na PDV koji se može i koji se ne može odbiti. Kod uvoza se upisuje osnovica iz jedinstvene carinske isprave, ne faktura dobavljača; faktura dobavljača i fakture zavisnih troškova čuvaju se uz carinsku ispravu (čl. 123 st. 2–4).

E-evidencije kod UIO

Uputstvo o dostavljanju podataka iz knjigovodstvenih evidencija elektronskim putem (Sl. glasnik BiH 83/19) uvelo je e-evidencije: podatke o nabavkama i isporukama koje obveznik dostavlja preko portala e-Porezi. Dobrovoljno su se mogle slati od januara 2020, a obavezne su od poreznog perioda januar 2021 (čl. 6). Rok je 20. u mjesecu za prethodni mjesec, najranije prvog dana nakon isteka perioda (čl. 7). Obveznik koji u periodu nije imao prometa i u prijavi je upisao nule ne mora slati e-evidenciju (čl. 7 st. 6).

Da biste slali e-evidencije, morate imati registrovanog primarnog korisnika elektronskih usluga UIO. Primarni korisnik može imenovati sekundarne korisnike, npr. knjigovođu (čl. 2 i 5).

Format CSV datoteke

Tehničko uputstvo UIO propisuje format:

• Dvije vrste datoteka: nabavke (tip 1) i isporuke (tip 2). Za jedan period može ih biti više, ali nabavke i isporuke se ne miješaju.
• Ekstenzija .csv, kodiranje UTF-8, separator tačka-zarez (;). Nijedan podatak ne smije sadržavati tačku-zarez.
• Najviše 5 MB po datoteci.
• Naziv datoteke: PDV broj obveznika (12 cifara), period GGMM, tip datoteke i redni broj datoteke u periodu, npr. 200211100005_2609_1_01.csv za nabavke za septembar 2026.
• Prvi red je slog zaglavlja (vrsta sloga 1, PDV broj, period, tip, redni broj, datum i vrijeme kreiranja), zatim slogovi s podacima (vrsta 2), a zadnji red je prateći slog (vrsta 3) sa zbirovima kolona i brojem redova.
• Iznosi se zaokružuju na dvije decimale, a decimale se odvajaju tačkom: 1170.00, ne 1.170,00.
• Datumi u obliku GGGG-MM-DD.
• PDV broj partnera ima 12 cifara, JIB 13. Za uvoz i izvoz upisuje se 12, odnosno 13 nula; za kupca koji nije PDV obveznik PDV broj ostaje prazan.

Primjer reda iz datoteke isporuka (skraćeno, polja po redoslijedu iz uputstva):

2;2609;1;01;F-2026-0148;2026-09-21;Kvadrat d.o.o.;Sarajevo;200211100005;4200211100005;2686.80;…

Datoteke s isporukama imaju 22 kolone podataka (od osnovice za registrovane obveznike do PDV-a za polja 32–34 PDV prijave), a nabavke 20. Tačan redoslijed je u tabelama tehničkog uputstva; program koji pravi datoteku mora ga poštovati jer portal odbija datoteku koja ne prolazi provjeru i pokazuje red i kolonu greške.

Tipovi dokumenata

Svaki red ima dvocifreni tip dokumenta. Nakon izmjene tehničkog uputstva dozvoljeni su tipovi 01–09:

Česte greške

• Zarez kao decimalni separator ili tačka kao separator hiljada. Portal traži 1234.56.
• Datoteka sačuvana u Windows-1250 umjesto UTF-8: slova č, ć, š, đ, ž postanu neispravna i red se odbija.
• Tačka-zarez u nazivu kupca ili adresi. Program je mora ukloniti prije izvoza.
• Pogrešna dužina PDV broja ili JIB-a, ili JIB upisan u polje za PDV broj. Provjerite listu prije izvoza.
• Prateći slog čiji zbir ne odgovara redovima, obično nakon ručnog brisanja reda u Excelu.
• Naziv datoteke koji se ne slaže sa zaglavljem (PDV broj, period, tip ili redni broj).

Ispravke

Kad uočite grešku u dostavljenoj e-evidenciji, dužni ste dostaviti ispravljenu (čl. 8. Uputstva). Na portalu se bira izmjena postojećeg podnesenog perioda i učitavaju nove datoteke. Pazite: ako ste za period poslali više datoteka, kod izmjene morate ponovo učitati sve, jer nove datoteke zamjenjuju sve ranije podnesene za taj period (tehničko uputstvo).

Šta mijenja Zakon o fiskalizaciji

Kad Zakon o fiskalizaciji FBiH počne da se primjenjuje, CPF će iz fiskaliziranih računa sam praviti knjigu prodaje i nabavke, a obveznik je do 10. u mjesecu pregleda i potvrđuje (čl. 57). Zakon ne ukida e-evidencije prema UIO, koje se zasnivaju na državnom Zakonu o PDV-u. Dok se nadležni organi ne dogovore drugačije, računajte da ćete imati obje obaveze. Kalendar svih rokova je u vodiču Rokovi za PDV.

U eFakturi se KIF i KUF vode iz izdatih i primljenih faktura i izvoze u CSV formatu za portal e-Porezi.